Opzet en invoering van een rapportagestructuur

Drie vragen kwellen iedere (hoofd) administrateur/ controller:

Aan wie moet ik rapporteren?
Wat moet ik rapporteren?
Hoe ga ik rapporteren?

De antwoorden op deze vragen, dienen uiteindelijk te leiden tot een betrouwbare en effectieve rapportage. Er kan alleen doelgericht gerapporteerd worden als binnen uw organisatie bekend is vanuit welke rol de (hoofd) administrateur/ controller rapporteert, wie de ontvanger(s) is (zijn) van de rapportage en wat zijn (hun) informatiebehoeften is (zijn).

Aan wie moet ik rapporteren?
Allereerst dient te worden vastgesteld welke functionarissen behoefte hebben aan informatie om hun werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. Informatie die voor de ene functionaris van wezenlijk belang is, kan voor een andere functionaris waardeloos zijn. De vraag aan wie te rapporteren hangt nauw samen met de vraag wat te rapporteren.

Wat te rapporteren?
In samenhang met de vaststelling welke functionarissen informatie nodig hebben, kan per functie bepaald worden welke informatie nodig is. Het belang is om vast te stellen dat een goede balans wordt gevonden tussen te weinig informatie en teveel informatie.

Hoe ga ik rapporteren?
Als de informatiebehoefte voor elke functionaris is vastgesteld, dient te worden bepaald hoe de daadwerkelijke rapportages worden samengesteld en gepresenteerd. Bij de samenstelling is van belang waar en hoe de informatie is opgeslagen, welke software is gebruikt en of deze ook voldoet aan de eisen en wensen van de gebruikers. De presentatie dient zodanig te worden opgezet dat iedere gebruiker snel vindt wat hij/zij zoekt en de conclusies éénduidig zijn, dat de gepresenteerde informatie dus daadwerkelijk leidt tot de juiste conclusies.
In samenwerking met u kunnen wij binnen uw organisatie antwoorden geven op bovenstaande vragen. Het is met rapporteren zoals met bijna alles, het lukt beter aan de hand van een model; kortom met structuur. Aan de hand van een checklist wordt uw organisatie doorlopen om zo tot een goed rapportage model te komen. Daarbij worden de eisen die gesteld worden aan een rapportage niet uit het oog verloren. Ons doel is om samen met u een betrouwbare en effectieve rapportage op te zetten, daarnaast dient deze rapportage natuurlijk tijdig te zijn, informatie na het beslissingsmoment, is mosterd na de maaltijd.

naar boven